Kişisel Verileri Koruma Politikası

  1. Politika, Kapsam ve Amaç
    1. Çerkezköy Belediyesi (“Belediye”) kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Belediye tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Belediye bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

 

  1. Kapsam

Bu politika Belediye’nin tüm müdürlüklerini, destek hizmeti veren firma personellerini, ziyaretçileri, üçüncü kişileri, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır.

Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Belediye’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, Belediye’nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; Belediye’nin Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

  • Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;
  • Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;
  • Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;
  • Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;
  • Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;
  • Belediye tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;
  • Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;
  • Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Belediye’nin hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;
  • Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;
  • Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;
  • Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;
  • Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;
  • Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;
  • Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Belediye’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;
  • Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personel / leri belirlemek.
  •  

     

     

    1. Tanımlar

    Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

    Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

    Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

    KVKK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

    KVK Komisyonu: Belediye organizasyonunun denetimi için Belediye Başkanı tarafından atanan Kişisel Verilerin Korunması Komisyonunu,

    Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

    Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi

     

    1. KVK Komisyonu

    Komisyon düzenli olarak veya gerek görülmesi halinde toplanır.

     

    1. KVK Komisyonu Görev ve Sorumlulukları

     

    • Belediye’yi 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), ikincil düzenlemeler ve güncel gelişmeler konusunda bilgilendirmek,
    • Belediye’nin politikalarının ve prosedürlerinin güncelliğini periyodik olarak 6 ayda 1 denetlemek,
    • Personel tarafından yapılan veri işleme faaliyetlerinin Kanun’da belirtilen ilkelere uygunluğunun periyodik olarak 6 ayda 1 denetlenmesi,
    • Kişisel Verilerin Korunması konularında süreçlerin yürütülmesinde personelle koordinasyonu sağlamak,
    • Belediye personelinin Kanun uyarınca uymaları gereken yükümlülükler hakkında yol göstermek,
    • Belediye bünyesinde yürütülen veri işleme faaliyetlerinin Kanun ve ikincil mevzuatlar ile uyumluluğunu gözlemlemek,
    • Belediye’nin kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katkı sağlamak,
    • Belediye’nin Kanun’a uyumluluğunun sağlanması adına personelle iş birliğinin yapılması,
    • Belediye bünyesinde kişisel veri işleme sürecine dahil olan tüm personelin farkındalığın sağlanması amacıyla periyodik olarak 4 ayda 1 eğitim verilmesini sağlamak,
    • Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) ile iletişimde, resmi süreçlerin yürütülmesine dair İrtibat Kişisini seçmek ve bu kişiye konu hakkında detaylı bilgilendirmenin yapılmasını sağlamak,
    • İrtibat Kişisinin değişmesi noktasında Belediye ve Kurul arasındaki koordinasyonu sağlamak,
    • Belediye bünyesinde meydana gelecek “Kişisel Veri İhlali” sürecinin yürütülmesini sağlamak, ihlalin Kurul’a 72 saat içerisinde bildirilmesi için prosedürlere yönelik bilgilendirme yapmak ve ilgili süreci yürütmek,
    • Belediye bünyesinde yer alan tüm kişisel verilerin mevzuatlarda belirtilen saklama süreleri boyunca saklanmasını ve süresi dolan kişisel verilerin imha edilmesi noktasında İmha Kayıt Prosedürü’nün kullanılmasını sağlamak,
    • İlgili kişi tarafından Belediye’ye “Veri Sorumlusuna Başvuru”da bulunulması halinde ilgili kişiye 30 gün içerisinde cevap verilmesi adına Belediye içerisindeki sürecin etkin yürütülmesini sağlamak,
    • Kişisel Verilerin Korunması için Kanun’un 12. Maddesinde yer alan veri sorumlusu tarafından alınması gereken teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlamak, bu konu hakkında süreçlerin periyodik olarak denetlenmesini sağlamak,
    • KVK Komisyonu Belediye’nin kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tüm sistemlerde gerekmesi durumunda denetleme yetkisine sahiptir. KVK Komisyonu görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere iş birliği sağlama talebinde bulunabilir. Bu iş birliğinin sağlanmaması durumunda Komisyon durumu Belediye yönetimine rapor eder ve gerekli aksiyonları alır. 
    • KVK Komisyonu Belediye’nin kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tüm sistemlerde denetleme yetkisine sahiptir. KVK Komisyonu görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere işbirliği sağlama talebinde bulunabilir. Bu iş birliğinin sağlanmaması durumunda Komisyon durumu Belediye yönetimine rapor eder.
      1. Belediye’nin kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.
      2. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.
      3. Belediye personelleri, Belediye’ye kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

    Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Belediye’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

    • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
    • Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
    • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
    • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
    • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

    Bu doğrultuda Belediye gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili alanlarda aydınlatma metni/gizlilik bildirimlerine yer verir. Belediye tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar KVK Komisyonu tarafından belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

    • Belediye’nin veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
    • KVK Komisyonu ve iletişim bilgileri,
    • İşlenen kişisel veri türleri,
    • Kişisel verinin işlenme amaçları,
    • Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
    • Veri sahibinin hakları,
    • Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

     

    1. Kişisel veriler uygun ve ilgili olmalı, amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.
      1. KVK Komisyonu işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmadığını ve işlenmediğini sağlamakla yükümlüdür.
      2. Elektronik ve fiziksel tüm veri toplama formları ve bilgi sistemlerindeki veri toplama mekanizmaları KVK Komisyonu onaylanmak koşuluyla uygulanır.
      3. KVK Komisyonu periyodik olarak, kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
      4. KVK Komisyonu yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/ dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
      5. KVK Komisyonu, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

     

    1. Kişisel veriler, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse işlenmelidir.
      1. Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.
      2. Kişisel verilerin Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmesi için KVK Komisyonunun yazılı onayına bağlıdır.

     

    1. Veri Sahiplerinin Hakları

     

    1. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
    2. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
    3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
    4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
    5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
    6. KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
    7. İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
    8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
    9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

     

     

    Belediye’nin tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. Belediye personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.

     

    1. Açık Rıza Alınması

     

     

     

    1. Veri Güvenliği

     

     

    1. Veri Paylaşımı
      1. Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir.

    Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

    • Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.
    • Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
    • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
    • Belediye’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
    • Belediye’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
    • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
    • Belediye’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
    • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Belediye’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
      1. Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVKK Taahhütnamesi yapılır. KVKK Taahhütnamesi minimumda şunları içerir:
    • Paylaşımın amacı veya amaçları;
    • Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları;
    • Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler;
    • Veri güvenliği tedbirleri;
    • Paylaşılan verilerin tutulma süresi;
    • Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme usülleri;
    • Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi ve
    • Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.

     

    1. Kişisel Veri İşleme Amaçları

    Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi kapsamında Çerkezköy Belediyesi tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında veri işleme amaçları aşağıdaki gibidir:

     

    AÇIKLAMA

    Çerkezköy Belediyesi tarafından idare esaslarına göre yürütülen asli ve sürekli kamu hizmetlerini ifa ile görevlendirilenler.

    Çerkezköy Belediyesi tarafından yürütülen kamu hizmetleri, etkinlik, insan kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve altyapısının sağlanması, hukuki uyum vb faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen personeller.

    Belediye’ye herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Belediye’nin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

    Çerkezköy Belediyesi tarafından yürütülen kamu hizmetleri, etkinlik, insan kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve altyapısının sağlanması, hukuki uyum vb faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen stajyerler.

    Belediye meclisini, belediye encümenini ve belediye başkanını

    Çerkezköy Belediyesi’nin ihale süreçlerini  Çerkezköy Belediyesi’nin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Çerkezköy Belediyesi’ne hizmet sunan taraf çalışanı.

    Çerkezköy Belediyesi’nin ihale süreçlerini  Çerkezköy Belediyesi’nin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Çerkezköy Belediyesi’ne hizmet sunan taraf yetkilisi.

    Türkiye Cumhuriyeti'nin tabiyetinde bulunan kişi.

    Çerkezköy Belediyesi’nin hizmetleri kapsamında kişisel verisi elde edilen veli, vasi yada temsilci sıfatındaki kişiler.

    Çerkezköy Belediyesi tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, sunulan hizmetlerle ilgili veya Belediye’nin ve kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri (örn. eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler

    Çerkezköy Belediyesi’nin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler

     

     

     

    1. Kişisel Veri Kategorileri

    KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

    Kimlik Bilgisi

    İletişim Bilgisi

    İşlem Güvenliği Bilgisi

    Müşteri İşlem Bilgisi

    Sosyal-Ekonomik Durum Bilgisi

    Özlük Bilgisi

    Hukuki İşlem Bilgisi

    Finansal Bilgi

    Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

    Mesleki Deneyim

    Görsel ve İşitsel Veriler

    Felsefi, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar

    Dernek, Vakıf, Sendika Üyeliği

    Sağlık Bilgileri

    Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

     

     

    1. Paylaşılan Taraf Kategorileri

    PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİSİ

    PAYLAŞMA AMACI

    İlgili mevzuat hükümlerine göre Belediye’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri

    Belediye Şirketleri ve İştirakler

    İlgili iştiraklerin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

    Tüm gerçek ve tüzel kişileri

    Tedarikçiler

    Çerkezköy Belediyesi’nin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Çerkezköy Belediyesi’nin ihale süreçlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin  Çerkezköy Belediyesi’ne sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak

    İlgili mevzuat hükümlerine göre Belediye’nin bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

     

    1. Kayıtların Yönetimi

    Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca belirlenir. 

    İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde ve İmha Prosedürü uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.

     

     

     

     

     

    Bu dokümanın güncel versiyonu tüm Belediye personelinin erişimine sunulmuş ve belediye web sitesi üzerinden yayınlanmıştır.

    Çerkezköy Belediye Başkanlığı

    Telefon : 0282 726 50 19 Faks : 0282 726 80 59 E-Posta : baskanlik@cerkezkoy.bel.tr

    Her hakkı saklıdır 2018

    Web Tasarım: OZCGRUP